213 sayılı VUK'nun 228. maddesi hükmü gereği 'tevsiki zararı olmayan kayıtlar' madde hükmünde düzenlenmiştir. Maddeye göre, 3 madde halinde belirtilen giderler için ispat edici kağıt istenilmemektedir. Buna göre,
1) Örf ve adetlere göre bir belgeye dayandırılması mutat olmayan çeşitli giderler,
2) Belgenin temini imkan olmayan masraflar,
3) Vergi yasalarına göre götürü olarak tespit edilen giderler
Ayrıca, yukarıda yazılı 1 ve 2 numaralı fıkralarda yazılı giderlerin gerçek miktarları üzerinden kayıtlara geçirilmesi ve miktarlarının işin genişliğine ve mahiyetine uygun bulunması zorunludur.
Yasal düzenleme gereği uygulamada, yukarıda yer alan giderlerin zaman zaman ortaya çıkarak bu harcamaların giderleştirilmesi konusunda duraksamaya düşülmektedir.
VUK'na göre, kayıtların dayanağının ilke olarak belgelere bağlanmış olmasına rağmen bazı olayların belgelendirilmesinde çeşitli zorunluluklar ortaya çıkmaktadır. Belgeye dayanmayan kayıtlar VUK 228. maddesine göre bir bir sayılmıştır. Bu şekilde ispat edici vesika istenmeyecek olan kayıtlar sadece giderler yönündendir. Bu nedenle, yasada sayılan masraflar haricindeki kalan alacak-borç ilişkileri, hasılatlar, emanet hesaplar vb. bunların mutlak surette belgeye dayandırılması gereklidir.
1- Örf ve Teamüle Göre Bir Belgeye Dayandırılması Alışılmış Olmayan Masrafların Durumu Nedir?
2- Belgesinin Temini Mümkün Olmayan Giderler Nelerdir?
Bu gibi masraflar, vesikalandırılması yani belgelendirilmesi çok uzun zaman aldığı ve birikmelere neden olabilecek cinsten harcamalara ilişkin masraflardır. Bu gibi masraflar için örnek vermek gerekirse otoyol, vapur, şehir içi tren, köprü, tünel geçiş ücretleri örnek verilebilir.
3- Vergi Yasalarına Göre Götürü Olarak Tespit Edilen Masraflar Nelerdir?
Bazı vergi kanunları ile mükelleflere, herhangi bir belgeye dayanmadan hasılatın belli bir oranında veya fix olarak gider kaydetmeleri olanağı verilebilmektedir. Götürü olarak kaydedilen masraf adı verilen bu uygulamaya en sık GVK'nunda görülebilmektedir.
Posta idaresi topluca yollanan adi gönderiler için mükelleflere maktu bir bordro vererek bu bordroya bütün isimlerin dökülmesini istemektedir. Bu bordroya mükellef ve PTT idaresi tarafından karşılıklı kaşe ve imza vurulmaktadır daha sonra bu bordro topluca gelir yazılabilir. Bkz. Maliye Bakanlığı Gelirler Genel Müdürlüğü'nün PTT İşletme Genel Müdürlüğüne yolladığı 14.06.1990 gün ve 57031 sayılı yazı.
GVK, MD. 40/1 ve GVK GT Seri No 194.