İşletmelerin kasa ve ortaklar cari hesapları, hem borçlu hem de alacaklı olarak çalışan hesaplardır. Bu hesaplardan ortaklar cari hesapları kasa hesabına göre mevzuat karşısında daha çok sorun yaratabilmektedir.
Borçlu olarak çalışan (131 No.lu) hesap ortakların işletmeden çektiği paraları, alacaklı olarak çalışan (331 No.lu) hesap ise ortakların işletmeye koydukları paraları ifade etmektedir. Bu hesaplardan, işleyiş veya bakiyesi açısından sorun olarak öne çıkan ve ortakların işletmeden çektikleri parayı ifade eden 131 No.lu Ortaklardan Alacaklar Hesabı' dır. Gerek yeni Türk Ticaret Kanunu ve gerekse Kurumlar Vergisi Kanunu açısından bu hesap her zaman tenkit edilmekte ve işletmeleri de olası denetimler karşısında ciddi risklerle karşı karşıya getirmektedir.
Bu hesabın işleyişi, işletmelerin ortağına para kullandırma işlemi sonucu olabileceği gibi, uygulamada yaygın olarak aşağıda belirtilen nedenlerden de kaynaklanmaktadır.
- İşle ilgili yapıldığı halde belgesi temin edilemeyen bazı harcamalar.
- Bordrolarda kayıtlı ücretlerin fiilen ödenen tutarın altında kalması nedeniyle oluşan farklar,
- Kambiyo mevzuatı gereği, ihraç edilen mal veya hizmet bedellerinin yurtdışında bırakılan ya da kalan tutarın tahsilinin gecikmesi veya imkansız hale gelmesi v.b. nedenlerle dövizlerin değerlemesi nedeniyle oluşan kur farklarının gelir yazılmaması için bu bedellerin tahsil edilmiş gibi ortaklar cari hesabına aktarılarak oluşan fiktif alacaklar.
- İşletmenin ortaklarının şahsi masraflarının ya da eş ve çocuklarının harcamalarının işletme kasasından karşılandığı durumlar,
- Stopaj ödememek için, kar dağıtımı prosedürüne uyulmadan ortakların çektiği paraları cari hesaplarında alacak gibi tutmak.
Sermaye şirketlerinin ortaklarına cari hesap yolu ile para kullandırma ya da yukarıda sayılan nedenlerle oluşan işlemlere uygulamada sıkça rastlanmaktadır.
Yeni Türk Ticaret Kanunu (TTK) ile getirilen düzenleme, ile ortaklara belirli koşullarda "borçlanma yasağı" yanı sıra belirli koşullarda "ortağın şirkete borç vermesi" ne ilişkin de yeni düzenleme getirmiş bulunmaktadır. Bununla, uygulamanın tamamen olmasa bile disiplin altına alınacağı hedeflenmiştir.
Sermaye şirketlerinin, 5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu'nun 12/1-2 maddesinde ortaklarından borç alma veya borç verme işlemleri belli şartlar dahilinde "örtülü sermaye" sayılacağı. Aynı kanunun 13/1-2 maddesinde de transfer fiyatlandırması yoluyla "örtülü kazanç" dağıtımı sayılacağı ve vergilendirileceğine yer verilmiştir.
Öte yandan, vergi uygulamalarına göre ortağın işletmeden çektiği paralara "adat" uygulanıp faiz hesaplanması, faizin gelir yazılması ve bu gelirlere de KDV uygulanması ayrı bir sorun olarak devam etmektedir.
Ortakların işletmeye olan borçları Bilanço'nun Aktif tarafında 131 ve 231 no lu hesaplarda takip edilmektedir.
Hesap planı içindeki aynı ortak ile ilgili bütün cari hesaplar dikkate alınarak dönem sonunda değerleme yapılmalı, hesabın borç bakiyesi ile neticelenmesi halinde kısa vadeli ise 131, uzun vadeli ise 231 no.lu hesaba, hesabın alacak bakiyesi ile neticelenmesi halinde kısa vadeli ise 331, uzun vadeli ise 431 no.lu hesaba alınmalıdır.
İşletmelerin Ortaklara olan Borçları ise Bilançonun Pasif tarafındaki 331 ve 431 no lu hesaplarda takip edilmektedir.
Şirketlerin ortaklara borçlarının bulunması diğer bir ifadeyle 331. Ortaklara Borçlar Hesabının yıl sonunda alacak bakiyesi vermesi şirketin bilançosu üzerinde yapılacak mali analiz hesaplamalarında olumsuz neticeler verebilmektedir. Yeni İhale Kanununa göre ihale makamları Dönen Değerlerin kısa vadeli borçlara oranının yüksek olmasını istemektedir. Ancak Ortaklara olan kısa vadeli borçlar şirketin kısa vadeli borçlarını yükselteceğinden bu oran genellikle (-) çıkmaktadır. Bu olumsuz durumlarla karşılaşmamak için yapılması gereken en olumlu hareket şirketlerin sermayelerinin arttırılarak ortaklar cari hesabının çalıştırılmasını önlemektir. Kaldı ki yasalarımız borçların sermayeye ilavesine de olanak tanımaktadır. Bu yolla da sermaye artırımına gidilmesi mümkündür.
Yeni Türk Ticaret kanunu, bir çok konuda önemli düzenlemeler getirmiştir. Bunlar arasında, belli şartlarda "Ortakların Şirkete Borçlanma Yasağı" da bulunmaktadır.
6335 sayılı Kanun'un 15. Maddesi ile 6102 sayılı Kanun'un borçlanma yasağına ilişkin 358. Maddesi, aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. Buna göre;
"MADDE 358- (1) Pay sahipleri, sermaye taahhüdünden doğan vadesi gelmiş borçlarını ifa etmedikçe ve şirketin serbest yedek akçelerle birlikte kârı geçmiş yıl zararlarını karşılayacak düzeyde olmadıkça şirkete borçlanamaz."
Yeni TTK da, borçlanma yasağına aykırı davranan pay sahiplerinin (ortakların) üçyüz günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılacakları hüküm altına alınmıştır.
Pay sahiplerinin (ortakların) şirkete borçlanma yasağı 1 Temmuz 2012 tarihinden itibaren uygulamaya girmiş bulunmaktadır. Anılan tarih sonrasında borçlanma yasağına aykırı şekilde şirketten borç alan pay sahipleri cezai müeyyideye tabi olacaklardır.
Eski TTK ya göre, halka açık anonim şirketlerde dönem sonunda dağıtılacak kâra mahsuben üçer aylık dönemler halinde oluşan kârların avans olarak ortaklara dağıtılabilmesine olanak tanınmıştır. Sadece halka açık anonim şirketlere tanınan bu imkân, Yeni TTK ile halka açık olmayan anonim şirketlere de tanınmıştır. Böylece, bu şirketlerin ortakları da dönem sonunda oluşacak kârdan paylarına düşecek tutarları, dönem sonunu beklemeden avans olarak alabileceklerdir.
Kâr payı avansı ödenmesine yönelik uygulamayla esasen borçlanma yasağına istisna getirilmiştir. Çünkü, dönem içindeki faaliyetleri kârlı olan şirketler, ortaklarına dönem sonunu beklemeksizin paylarına düşecek olan kâr payının bir kısmını bölümler halinde avans olarak verebileceklerdir. Bu avans tutarı aslında ortaklara verilen bir borçtur. Avans tutarının, dönem sonunda oluşan ve dağıtılabilir kârdan fazla olması halinde ise fazlaya ilişkin tutarların, ortaklar tarafından şirkete iadesi gerekecektir.