Bilindiği gibi vergi incelemesi 213 sayılı VUK md. 134 hükmünde tanımlanmıştır. Vergi incelemesinin amacı ödenmesi gereken verginin doğruluğunu araştırmak, tespit etmek ve sağlamak olarak tarif edilmiştir. Vergi incelemelerinde uyulacak usul ve esaslar hakkında yönetmelik 31.10.2011 tarih ve 28101 sayılı resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe girmiştir. Buna göre, vergi incelemelerinde incelemenin başlanması ve bitişi ile ilgili süre sınırlamaları getirilmiştir. Ancak burada, daha çok vergi incelemesi yerine defter kayıt ve belgelerin ibrazı ile ilgili konular üzerinde durulacaktır.
213 sayılı VUK 'a göre incelemenin ne zaman yapılacağı mükellefe önceden bildirilmemektedir. Ancak yapılacak vergi incelemesi sırasında incelemeye başlama, defter ve belgelerin ibrazı ile ilgili konularda tebligat yapılmaktadır. 213 sayılı VUK md. 256 hükmüne göre mükellefler tarafından defter ve belgelerin (5) yıl saklanması ve bu süre içerisinde incelemeye yetkili olanlarca talep edilmesi halinde ibrazı zorunludur.[1]
Gerçek ve tüzel kişilerin defter ve belgeleri inceleme için ibrazın talep edildiği takdirde yetkilileri tarafından ibrazı zorunludur. Örneğin; 2009 yılında usulüne uygun pay devri yaparak ayrılan şirket ortağından 2015 yılında şirkete ait defter ve belgeler talep edilemez. Çünkü, defter ve belgeler şirket ortağı ile bağlı olmayıp, şirket merkezinde bizzat şirket tüzel kişiliği tarafından saklanması ve gerektiğinde de ibrazı zorunludur. Defter ve belgeleri saklama zorunluluğu genel olarak (5) yıldır. SGK açısından ve TTK açısından defter ve belgeler (10) yıl saklanmalıdır.[2]
Limited şirketlerde ve anonim şirketlerde şirkete ait defter kayıt ve belgeler vergi yasaları açısından (5) yıl yönetim kurulu veya ortaklar kurulu tarafından saklanması zorunludur.[3] Limited şirketlerde bu konuda görevli kimse şirket müdürüdür. Anonim şirketlerde ise, yönetim kurulu başkanı ve üyeleridir. Gerçek kişilerde ise, işin sahibi gerçek kişidir. Kollektif şirketlerde, kollektif şirketin yasal temsilcisidir. Adi ortaklıklarda ise, defter kayıt ve belgeleri tutmak, saklamak ve ibraz etmek zorunluluğu ortaklardan her ikisine aittir. Şirketin tasfiyeye girmesi halinde sadece tasfiye dönemi için defter ve belge ibraz zorunluluğu tasfiye memurlarına aittir. Vakıflarda veya derneklerde, derneklerin iktisadi işletmelerinde defter ve belge ibraz yükümü bunların yasal temsilcilerini aittir. Veli, vasi, kayyım atanması halinde atanan bu temsilciler nezdinde defter ve belge ibrazı bu kimselerden istenir (bkz. İzmir 1. Vergi Mah. Kararı E:2016/1060-K:2016/1393- Karar tarihi: 18.10.2016).
Şirket tüzel kişilikleri bir bütündür. Defter ve belgeler şirket merkezinde yasal süreleri dahilinde saklanır. 2009 yılında şirketten ayrılan ortak, ayrıldığı tarihten sonra defter ve belgeleri ibraz etme yükümlülüğü yoktur (bkz. İzmir Bölge İdare Mah. Kararı, 2 . Vergi Dava Dairesi E:2017/35-K:2017/237- Tarih: 07.02.2017). Ayrılan ortak şirketin defterlerini ayrılma esnasında yanında başka yere götüremez. Dolayısıyla, şirket tüzel kişiliğinin vergi incelemesi ile ilgili defter ve belgelerini şirket merkezinde kalması ve süreleri dahilinde yetkililere son kanuni temsilci tarafından ibrazı zorunludur. Defter kayıt ve belgelerin incelemeye sunulmaması re'sen takdir sebebidir. Ve ayrıca bu durum, 213 sayılı VUK mük. md. 355 hükmüne göre özel usulsüzlük cezasını gerektirir. Ceza kesilebilmesi için defter ve belgelerin resmi yazı ile istenmesi ve ibraz ödevi yerine getirilmemesi halinde ise bu durumu bir tutanak ile tespiti zorunludur. Vergi incelemesinin yapılması gereken yer mükellefin iş yeridir.[4] Mükellefin iş yeri kapalı ise veya iş yeri incelemeye uygun değil ise, bu durumda inceleme müfettişlik ofisinde yapılır. İnceleme ile ilgili defter ibraz yazısında bu gibi ayrıntılara yer verilmektedir.
---------------
[1] ÜREL Gürol, 'Vergi Usul Kanunu Uygulaması', 2. Baskı, Mart 2007, Maliye ve Hukuk Yayınları, s. 439
[2] Zaman aşımına uğramış olsa bile, zararın ilgili olduğu yılın defterlerinin ibrazı gerekir. Yatırım indirimi yönünden (5) yılı aşkın bir süre var ise bu durumda da ilgili yılların defter ve belgeleri saklanmalıdır. GVK md. 42 kapsamındaki sari inşaat ve onarım işlemlerinde durum aynıdır. (Bkz. Danıştay 4. Daire 11.12.1972 gün ve E:1971 / 8097 – K:1972/7362 sayılı kararı) İlgili olarak bkz. Mehmet ARABACI, Vergi Dünyası Dergisi, Sayı:255, bilimsel çalışma
[3] Bir Danıştay kararında muhasebecinin şirketin defter ve belgeleri ile birlikte kayıplara karışması halinde bu durum mücbir sebep olarak kabul edilmemiştir. Ayrıca, defter ve belgelerin ibraz zorunluluğu devam edecektir. Bkz. Danıştay 4. Dairesinin 20.05.1998 gün ve E:1997/882 – K:1998/1799 sayılı kararı
[4] ÖZYER Mehmet Ali, 'Vergi usul Kanunu Uygulaması', 6. Baskı, Temmuz 2014, Maliye Hesap Uzmanları Derneği, s. 522